Dit is waarom de beste managers de Stand-up gebruiken

Vraag je collega’s waar een efficiënte afdeling aan voldoet en waarschijnlijk krijg je antwoorden als goede team communicatie, weinig onderbrekingen, duidelijke verwachtingen, prettige samenwerking en het gevoel van vooruitgang. Dit in goede banen leiden is een hele klus voor jou als manager. Zeker als je ook nog andere taken hebt. De uitdaging is dus jouw afdeling soepel draaiende te houden, zonder dat het je teveel tijd kost. De Stand-up methode helpt daarbij.

Wat is een Stand-up?

Een Stand-up is een middel om gestructureerd het hele team elke dag met elkaar te laten communiceren. Van origine is dit een staande mini-vergadering waarbij het team samenkomt rondom een bord. Op dit bord staan bespreekpunten die behandeld worden door één persoon die de sessie faciliteert. De bespreekpunten verschillen per organisatie, maar een goede Stand-up gaat in essentie altijd over procesverbetering en samenwerking. Sommige teams laten statistieken zien en bespreken dit, terwijl andere teams met elkaar delen wat men gaat doen en waar men die dag op moet letten. 

Voor de manager is de Stand-up het uitgelezen moment om verwachtingen uit te spreken en het team de gelegenheid te geven hier vragen over te stellen. Tegenwoordig werken veel teams deels thuis en deels op kantoor, waardoor een fysiek bord en fysiek samenkomen niet altijd mogelijk is. In deze situatie kan gekozen worden voor een online Stand-up rondom een digitaal bord. Bij de The Productivity Company gebruiken wij een combinatie van een fysiek bord en online aanwezigheid. Hoe dat werkt is te lezen op onze blog.

Aan de slag met de Stand-up

Een team dat niet gewend is om een Stand-up te doen is vaak terughoudend. Het voelt snel als verspilling van tijd en als controlemiddel vanuit het management. Daarom is het van belang dat een manager helder communiceert over het doel én zichzelf goed traint in de methode. Je krijgt immers geen tweede kans voor een eerste indruk. 

Het doel van de Stand-up is om gestructureerd te praten over procesverbetering en om de samenwerking onderling te stroomlijnen. De kunst van procesverbeteren ligt echter in het herkennen van verspilling. De Lean Six Sigma theorie definieert 7 soorten verspilling en biedt ideeën om deze verspillingen zowel zichtbaar te maken als op te lossen. Maar dit is een team effort. Dit betekent dat zowel managers als het team getraind moeten worden in het herkennen en aanpakken van verspilling.

Zodra de kennis in huis is kan je als manager aan de slag met het opzetten van een (digitaal)bord. In de training heb je geleerd wat goede bespreekpunten zijn en wat een logische volgorde is om aan te houden. Nu is het zaak om het bord in te richten zodat de Stand-up structuur krijgt. Doe dit samen met je team. Als je een fysiek bord gebruikt, raden wij aan om een whiteboard te gebruiken en de eerste opzet met uitwisbare stiften te tekenen. Grote kans dat jouw Stand-up bord in het begin namelijk veel zal veranderen. Ook kan je templates van andere organisaties gebruiken om mee te beginnen of als voorbeeld te gebruiken.

Het pad naar continu verbeteren

De Stand-up biedt het antwoord op een aantal van de meest vervelende hobbels die je als manager tegenkomt. Met de transparante manier van informatie delen zorg je voor betrokkenheid. Verbeteren is dan een logische volgende stap. Maar als manager vraagt dit -net als elke andere verandering op de werkvloer- wel om doorzettingsvermogen. De status quo doorbreken roept altijd weerstand op en vergt daarom een ijzersterk begrip van de methode. Lees daarom zeker de Stand-up tips die wij hebben samengesteld in ons volgende artikel “Tips voor je eerste Stand-up sessies”