Stand-up the TPC-way

30 maart 2021

Lean Management Stand-up

The Productivity Company is een typische start-up. We zijn een snelgroeiend bedrijf met een innovatief product en een jong team. Bij ons op kantoor veranderen er elke maand zo veel dingen dat verandering hier de enige echte constante is. De uitdaging is dan ook om op een effectieve manier te communiceren en een duidelijke structuur te creëren om de chaos tegen te gaan. Wat ons antwoord daarop is? De stand-up.

“Het is allemaal al eerder bedacht en gedaan. Je moet gewoon de discipline hebben om het in de praktijk te brengen.”

Toen we twee jaar geleden voor het eerst begonnen te groeien, werd ik gebombardeerd met een groot aantal moeilijke vragen. Hoe stuur je een team aan? Welk niveau van persoonlijke vrijheid is ideaal? Hoeveel communicatie is er nodig? Hoe voorkomen we fouten? Hoe gaan we om met klantvragen? Hoe houden we het overzicht over onze projecten? Hoe onderhouden we ons kantoor? Uiteindelijk realiseerde ik me: “Het is allemaal al eerder bedacht en gedaan. Je moet gewoon de discipline hebben om het in de praktijk te brengen.” Dus als team zijn we toen gaan werken aan datgene waarvan we allemaal vonden dat we het het meest nodig hadden, namelijk een solide communicatiestructuur.

Van 2 vragen in 1 uur naar 7 in slechts 15 minuten

Het begon allemaal met twee simpele vragen, namelijk: ‘Waar werk je de komende 24 uur aan?’ en ‘Wat houd je tegen?’. In het begin kon de stand-up wel een uur duren, wat naar onze smaak iets te lang was.

Om dit te verhelpen, zijn we begonnen met het gebruik van Stand Operating Procedures (SOP). We schreven er twee; één over hoe je je moet voorbereiden op de stand-up en één over hoe je de 7 stappen van de stand-up moet doorlopen. Met behulp van deze twee SOP’s zijn we erin geslaagd om de stand-up binnen twee dagen terug te brengen naar 15 minuten. Het team raakte snel gewend aan deze duidelijke en efficiënte manier van communiceren. Sindsdien heeft het ons allemaal veel tijd en moeite bespaard.

Agile Scrum, Lean Six Sigma en de Stand-up

Dit is een tijdje goed gegaan, maar naarmate we bleven groeien, nam ook onze werkdruk en het aantal vragen toe. Onze volgende stap was om Agile Scrum te gaan gebruiken om onze projecten te beheren, inclusief het gebruik van sprintplanningen en Trello. We moesten onze doelstellingen gaan baseren op data, zowel financieel als qua marketing. Er moest een focus komen op continu verbeteren om de hoofdoorzaken te achterhalen in plaats van het oplossen van problemen in de ‘firefighting’ modus. Het allerbelangrijkste was dat we in alle rust konden werken, zonder elkaars vragen de hele dag door te moeten beantwoorden en elke ad-hoc taak die ons wordt gesteld, te moeten aanpakken. Kortom, onze stand-up moest evolueren. Opnieuw.

Stand-up als het middelpunt van onze activiteiten

Dus we gingen aan de slag. Eerst hebben we onze hele operatie geïntegreerd in de 15 minuten stand-up. Dit was zeker niet gemakkelijk. We maakten een onderscheid tussen gepland werk (zoals gepland tijdens de sprintplanning) en ad-hoc werk afkomstig van andere kanalen zoals e-mails, klanten, discussies, etc. Als iemand een vraag had voor een collega moest deze nu tijdens de stand-up worden gesteld in plaats van op een willekeurig moment van de dag. Uitzonderingen waren klantenkwesties en kwesties van uitzonderlijk belang.

Dit resulteerde in veel kleine verbeterprojecten, zoals het herschikken van ons hele kantoor en het implementeren van 5S om de werkplek beter te managen. Daarnaast in meer SOP’s, waardoor er een duidelijk gestandaardiseerde werkwijze voor het hele team ontstond. We hebben nu dagelijkse acties ondernomen om ons leven gemakkelijker te maken. Is iemand op zoek naar een bestand? Dan besteden we 10 minuten aan het reorganiseren van onze digitale bestandsstructuur. Is het kantoor een puinhoop na de lunch? Dan verwijzen we naar ons wekelijkse 5S-taken- en verantwoordelijkhedenoverzicht.

Ondanks dat we met steeds meer mensen werkten en steeds meer te bespreken hadden, was onze stand-up nog steeds rond de 15 minuten. Onze stand-up SOP werd bijna elke week wel verbeterd. De stand-up werd zeker niet als een straf beschouwd; iedereen wist dat we zonder onze stand-up snel zouden verdrinken in chaos. Het was misschien wel het meest welkome en essentiële onderdeel van onze dagelijkse routine geworden.

Alles verliep vlekkeloos en we hadden de volledige controle over onze operaties. Dit was tot 17 maart 2020. Corona …

Seintje bij nieuwe cursussen en kortingen? 

Krijg als eerste updates over nieuwe cursussen, aanbiedingen en praktische tips over het verhogen van jouw productiviteit! Geen zorgen, we zullen je niet overladen met verkooppraatjes.

Dat werkt toch niet bij jou... ;-)

© 2019 The Productivity Company

Privacy Policy

Algemene Voorwaarden