Stand-up the TPC-way Part 2

30 maart 2021

Lean Management Stand-up

Innovatie en reflectie

Toen op 17 maart 2020 iedereen het advies kreeg om vanuit huis te werken, stortte onze operationele structuur in één klap in elkaar. Zoals je wellicht al weet, zijn wij een zogenaamde edutech-startup, een ontwikkelaar van e-learning cursussen. Ondanks dat we al veel ervaring hadden met het digitale landschap, waren we ironisch genoeg niet voorbereid op uitsluitend online werken. Deels kwam dit door onze dagelijkse fysieke stand-up. Onze filosofie is altijd geweest om de zaken zo simpel mogelijk te houden, wat onbewust leidde tot een vrijwel uitsluitend analoge werkwijze. Alle klantvragen, vakantietijden en herinneringen waren terug te vinden op ons stand-up board. Dit werkte ook altijd prima toen het merendeel van het team nog vanuit kantoor werkte.

De eerste weken van de corona lockdown waren chaotisch, maar halverwege april was het een beetje gekalmeerd. Het was toen tijd geworden om weer vooruit te kijken. Als eerste probeerden we de stand-up weer op te pakken via een online Trello-bord. Met Trello en Skype hielden we elke dag onze dagelijkse virtuele stand-up. Het was overigens gewoon niet hetzelfde en het leek ook niet te werken. Op deze manier konden we dagelijks blijven communiceren, maar we hadden hiervoor zo’n geoliede machine opgebouwd dat de online versie gewoon niet aan onze normen kon voldoen. Om deze reden bleven we doorwerken zonder een dagelijkse stand-up, net zoals de meeste bedrijven dat doen.

Inmiddels zijn de meesten van ons weer op kantoor en hebben we sindsdien onze activiteiten opnieuw geëvalueerd. De komende maanden staan ​​we echter voor drie uitdagingen:

  • Hoe kunnen we de stand-up gebruiken ter herinnering van onze jaarlijkse bedrijfsdoelstellingen?
  • Binnenkort groeit ons team van 8 naar 11 leden. Wat kunnen we doen om ons hierop aan te passen?
  • Hoe kunnen we onze stand-up digitaliseren zonder de effectiviteit ervan te verliezen?

Jaarlijkse doelstellingen en de stand-up

In december 2019 hebben we ons jaarplan voor 2020 gemaakt. We hebben de technieken van de Scaling-up company toegepast, waarmee we ons plan structuur en focus hebben gegeven. De uitdaging bij het opstellen van een jaarplan is niet zozeer om er een te bedenken, maar om je er 365 dagen aan vast te houden. Uiteraard maken we graag gebruik van onze stand-up om dit mogelijk te maken. Om dit te doen, hebben we besloten om onze stand-up op te splitsen in twee aparte evenementen. De ene om 11:45 de ander om 17:15.

De eerste zal hetzelfde zijn als de vorige stand-up, waarin we vooral onze taken en activiteiten van de komende 24 uur bespreken. Om 17:15 is er een moment voor de dagelijkse reflectie. Aan de linkerkant van ons stand-up board zullen we onze jaarlijkse doelstellingen, KPI’s en grote projecten (Epics) plaatsen. Afhankelijk van de noodzaak zullen we onze statistieken ook één keer per week updaten. Vrijdag bespreken we dan onze wekelijkse statistieken en eens per maand, tijdens de sprintplanning, bespreken we onze maandelijkse statistieken. Aan de rechterkant van het bord plaatsen we vier vragen die we aan het einde van de dag moeten beantwoorden, die kunnen leiden tot nieuwe acties en taken.

Deze vragen zijn als volgt:

  1. Is er iets dat we kunnen verbeteren aan de manier waarop we werken?
  2. Hebben we vragen of klachten van klanten ontvangen? Zo ja, zet ze dan op ons pareto bord.
  3. Hebben we technische problemen gehad?
  4. Is er vandaag iets gebeurd dat we zouden willen communiceren op sociale media?

Naast deze vragen zal de facilitator ook twee aanvullende vragen stellen, namelijk “Kunnen we onze geplande taken op tijd afmaken?” en “Hebben we onze 5S-taken voltooid?”.

Het doen van deze tweede stand-up om 17:15 uur heeft meerdere voordelen. Het is niet alleen een manier om de werkdag formeel af te sluiten, maar het dient ook als signaal voor collega’s om hun taken op kantoor af te ronden en hun eigen tijdsmanagement te beoordelen. Bovendien kunnen we de tijd nemen om mogelijke verbeteringen te bespreken. We formuleren niet meteen hoe we dingen kunnen verbeteren (we doen dit tijdens de stand-up van de ochtend), maar bespreken alleen de problemen die in ons opkomen. Zo houden we grip op onze kwaliteit en verbeteren we continu onze manier van werken.

Teamgroei en de stand-up

In de komende maand groeit ons team van 8 naar 11 teamleden. Vrijwel unaniem stelt de theorie over stand-ups dat je een stand-up niet moet doen met meer dan 7 deelnemers. Dit is in theorie een simpele regel om te volgen, maar hoe breek je een team van 11 mensen op? Elke oplossing die ik kan bedenken zal leiden tot communicatieverlies, maar ik zie ook geen andere optie dan het team op te splitsen. Om het communicatieverlies te beperken, zullen we de indeling van ons kantoor aanpassen. Collega’s worden zo verdeeld over de bureau-eilanden dat ze ook bij de leden van het ‘andere team’ zitten en de communicatielijnen tussen de twee teams zo kort mogelijk blijven, ondanks de twee afzonderlijke stand-ups.

Het voordeel hiervan is dat elke stand-up beperkt blijft tot 5 of 6 deelnemers. Hierdoor blijft onze stand-up kort en krijgt iedereen meer persoonlijke aandacht. In een vervolgartikel zullen we laten weten hoe dit heeft uitpakt.

Digitalisering en de stand-up

Tot slot, de digitalisering van werk. Wat hebben we geleerd over thuiswerken en hoe kunnen we de mogelijkheid voor digitale stand-ups integreren in onze manier van werken? Wij zijn van mening dat het digitaliseren van onze activiteiten alleen zin heeft als het echt iets extra’s toevoegt. Ongeacht hoe gewend we zijn aan onze telefoons en tablets, het schrijven op een post-it met een stift is nog steeds het gemakkelijkst. Onze ideale oplossing is een digitaal bord dat ook dienst doet als whiteboard. Zo kunnen we blijven werken met post-its, maar kunnen de thuiswerkers op afstand ook meedoen. Google heeft misschien een oplossing voor ons, namelijk een Jam board. Helaas zijn deze nogal prijzig, dus het zou een behoorlijke investering zijn voor een bescheiden kleine start-up als die van ons.

Een andere optie die we overwegen is Miro. Miro is een online whiteboard met een flexibele structuur die u zelf kunt ontwerpen. Dit zou het werken op afstand zeker gemakkelijker maken, maar of het effectiever is dan een fysiek bord is nog maar de vraag.

We zijn erg benieuwd hoe de zaken zullen aflopen en zullen je zeker op de hoogte houden van al deze opwindende veranderingen wanneer ze zich voordoen. Heb je nog vragen? Wil je langskomen? Heb je enig advies? Laat het me weten! We heten The Productivity Company omdat we gepassioneerd zijn om zo productief mogelijk te werken, dus alles wat ons daarbij helpt, is altijd meer dan welkom.

-Tom Lindsen

The Productivity Company

Seintje bij nieuwe cursussen en kortingen? 

Krijg als eerste updates over nieuwe cursussen, aanbiedingen en praktische tips over het verhogen van jouw productiviteit! Geen zorgen, we zullen je niet overladen met verkooppraatjes.

Dat werkt toch niet bij jou... ;-)

© 2019 The Productivity Company

Privacy Policy

Algemene Voorwaarden